Frais de déplacement : déduction mode d’emploi

Ludovic Jourdren, fiscaliste, Cerfrance Finistère

Les frais de trajet d'un exploitant qui se rend au travail sont déductibles du résultat de l'entreprise moyennant le respect de certaines conditions.

Les frais de trajet pour se rendre au travail constituent des frais professionnels. Ils peuvent être déduits de vos résultats.

Pour que les frais de trajet soient admis en déduction, ils doivent remplir 4 conditions :
- se traduire par une diminution de l’actif net de l’entreprise ;
- être exposés dans l’intérêt de l’exploitation ;
- être régulièrement comptabilisés et appuyés de pièces justificatives suffisantes ;
- ne pas être exclus expressément des charges déductibles. 

Les modalités de déduction diffèrent en fonction du statut juridique (entreprise individuelle ou société) ou du régime fiscal retenu (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés).
L’administration fiscale admet la déduction des frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail lorsque la distance n’excède pas 40 kilomètres. Au-delà, la déduction suppose que l’exploitant justifie l’éloignement de son domicile de son lieu de travail par des circonstances particulières.

En entreprise individuelle

Que ce soit pour les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail ou les frais de déplacements professionnels, les charges sont déductibles pour leur montant réel. Par exception, les exploitants individuels au réel simplifié d’imposition peuvent utiliser l’évaluation forfaitaire des frais de carburant, évitant ainsi de fournir de justificatif pour chaque dépense.

Il est également possible d’inscrire le véhicule au bilan de l’entreprise. Dans ce cas, la déduction des charges de propriété sera possible. Par contre, si le véhicule est utilisé pour des déplacements privés, il faudra réintégrer une partie des charges (amortissement, assurances, carburants, entretien…).

En société

Pour les associés de sociétés soumises à l’impôt sur le revenu, il faut distinguer les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail, des frais de déplacements professionnels.
Pour ce qui est des frais de trajet domicile/lieu de travail, la déduction sera possible en charge personnelle sur la base des frais réels ou de l’évaluation forfaitaire des frais de carburant. Ces frais peuvent être pris en charge par la société par décision de l’assemblée générale. Il s’agira, dans ce cas, non plus d’une charge personnelle de l’associé, mais d’une charge de la société, déduite du résultat comptable.

Pour ce qui est des frais de déplacements professionnels, ceux-ci peuvent être déduits par la société, soit pour leur montant réel, soit en utilisant le barème kilométrique.

Enfin, pour les associés de sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, les dirigeants ont le statut fiscal de salarié. Les frais de trajet sont donc déductibles au titre des traitements et salaires. Concernant les frais de déplacements professionnels, les associés peuvent se faire rembourser les kilomètres effectués pour le compte de l’entreprise, soit selon leur montant réel, soit en utilisant le barème kilométrique actualisé chaque année par l’administration fiscale.

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