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Cogedis, l'expertise comptable

10/01/08
Côtes-d'Armor - Social-Emploi

Entre réglementaire et management : Remettre en cause un avantage

En bon manageur, l'employeur se doit d'employer la diplomatie et de connaître ses obligations avant de remettre en cause un avantage.

Pour motiver et récompenser les efforts d'un salarié, l'employeur accorde des avantages comme la prime de fin d'année. Même si ces accords ne sont pas écrits, ils deviennent acquis s'ils sont systématiques. Si tous les salariés en bénéficient (caractère de généralité), si l'avantage n'est pas accordé à titre exceptionnel mais est répétitif (caractère de régularité) et s'il est accordé selon les même règles à tous (caractère de fixité), l'avantage devient usage. Si l'une des conditions n'est pas remplie, il s'agit d'une tolérance et aucun formalisme particulier n'est exigé. Par contre dans le cas de l'usage, l'employeur peut les dénoncer de façon unilatérale à condition de respecter trois règles. Chaque salarié bénéficiaire doit être averti individuellement et par écrit. Il est conseillé de respecter un délai de préavis suffisant pour permettre d'éventuelles négociations. Enfin, l'employeur doit informer les institutions représentatives du personnel le cas échéant.

Caractère exceptionnel

Côté management, les choses sont moins cadrées. La prime contribue à la motivation et à la fidélisation du salarié lors de son premier versement. Pour être efficace, le versement de la prime doit être précédé d'un entretien avec le salarié afin de bénéficier au mieux de l'effet d'annonce. La justification a de l'importance. La reconnaissance des efforts fournis est également un puissant vecteur de fidélisation. L'employeur doit aussi faire attention à la formalisation de l'avantage. Un courrier bien tourné permet de justifier la prime tout en soulignant son caractère exceptionnel. Cela permet d'éviter qu'elle soit qualifiée en usage et devienne à l'avenir un avantage acquis. Mais l'impact de la prime de fin d'année s'amoindrit au fil du temps. Si elle se systématise, le salarié finit par la considérer comme un élément de sa rémunération. Dès lors, la remettre en cause générera une insatisfaction. La motivation et l'efficacité au travail risquent d'en pâtir. Avant d'annoncer la suppression de la prime, il faut donc se replacer dans le contexte du versement initial, d'où l'importance de garder des traces écrites.

Justifier la suppression

La remise en cause d'un avantage doit se faire dans la transparence. Si le salarié s'attend à toucher la prime et qu'elle n'arrive pas, cela créera un mauvais climat. Un entretien permet d'atténuer la frustration. L'employeur pourra alors justifier la suppression de la prime, chiffres à l'appui. La conjoncture et l'augmentation du coût de production constituent des faits irréfutables. Il sera également judicieux de se référer aux éléments qui ont justifié la mise en place de la prime. Un courrier justifiant votre décision permet là aussi d'éviter des incompréhensions futures et constituera une preuve en cas de contestation éventuelle.
Pour atténuer l'impact négatif de l'annonce, il est recommandé de parler d'une suspension plutôt que de suppression, à condition que cela soit vrai. Il est aussi possible de compenser par un autre avantage moins coûteux pour l'entreprise (voir encadré). Les chèques déjeuners ou les chèques vacances sont des formules souvent utilisé(e)s. Un chèque cadeau pour Noël est peu coûteux mais constitue un petit geste apprécié, surtout quand on ne s'y attend pas.

L'alternative aux primes : les cadeaux exonérés

Le cadeau ou le bon d'achat octroyé pour Noël n'est pas assujetti à cotisations s'il remplit les conditions suivantes :

- il ne doit pas être un produit alimentaire (sauf produit de luxe ayant un caractère festif) ;
- il ne peut pas dépasser 134 euros par salarié et par enfant de moins de 16 ans.

Prenons l'exemple d'un salarié qui aurait un enfant de moins de 16 ans. Son employeur peut lui offrir pour Noël 134 x 2 = 268 euros de cadeau ou bon d'achat, sans payer de cotisations sociales.
Il est également possible de remettre au salarié des chèques lire, chèque disque ou chèque culture pour acheter livres, DVD, CD, places de cinéma, concert, musée… Ces crédits sont entièrement exonérés de cotisations sociales, peu importe leur valeur.

Source : COGEDIS

Guy Lemercier
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