Frais de représentation : que déduire ?

COGEDIS FIDEOR

L’entreprise peut déduire de son résultat certains frais de repas, de réception et de représentation, sous certaines conditions. Tour d’horizon des dispositions légales en la matière.

Les repas d’affaires, les repas pris dans le cadre de voyages professionnels tels que les congrès ou séminaires occasionnent pour l’entreprise des frais de restaurant. Ces frais constituent des dépenses professionnelles, déductibles du résultat sous certaines conditions. Elles doivent être d’abord engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Concrètement, le déjeuner d’affaires avec des prospects ou des clients est déductible, mais pas le repas du dirigeant. Chaque dépense doit être justifiée et ne doit pas être excessive au regard de l’activité de l’entreprise. Les frais de représentation sont également déductibles des bénéfices imposables, à condition qu’ils constituent des dépenses engagées, là aussi, dans l’intérêt de l’entreprise, en vue d’assurer son développement. Ils doivent aussi répondre aux conditions d’une gestion commerciale normale. Pour être acceptés, chaque frais de repas, de réception et de représentation, doit s’appuyer sur des pièces justificatives datées et comportant toute précision relative à leur objet.

Attention, chasse non déduite

Ces dispositions légales excluent certaines dépenses. C’est notamment le cas des activités de dirigeants à titre personnel ou privé. C’est aussi le cas de certaines catégories de dépenses engagées par les entreprises pour la réalisation de réceptions ou d’opérations de représentation. Il s’agit des dépenses ayant trait à l’exercice de la chasse ou à l’exercice non professionnel de la pêche. Sont également exclues les charges résultant de l’achat, de la location ou de toute autre opération faite en vue d’obtenir la disposition de résidences de plaisance ou d’agrément.

TVA déductible

Pour ce qui est de la déduction de la TVA, on trouve deux cas de figure. La TVA relative aux dépenses de logement, de restaurant, de réception et de spectacles, supportées par les entreprises au profit de tiers à leur entreprise est déductible. Il en est de même pour les dépenses de restaurant, de réception et de spectacles que supportent les entreprises du fait de la participation de leurs dirigeants et salariés à des repas, réceptions ou divertissements organisés dans le seul intérêt de leur activité. La TVA est déductible à la condition que les dépenses auxquelles elle est liée ouvrent effectivement droit à déduction et que la taxe correspondante figure sur une facture d’achat. Sur cette facture, les prestations ouvrant droit à déduction doivent se distinguer de celles de logement ou d’hébergement, qui demeurent exclues. L’identité et la fonction des bénéficiaires doivent également être mentionnées.

Les frais supplémentaires de repas du dirigeant

Le chef d’entreprise peut aussi déduire du bénéfice les frais supplémentaires de repas lorsque la distance entre son lieu de travail et son domicile fait obstacle à la prise du repas à domicile.

À noter : le lieu de l'activité ne doit toutefois pas être anormalement éloigné du domicile, sauf circonstances indépendantes de leur volonté.

Mais attention ! Seule peut être déduite la fraction du prix correspondant à la différence entre :
- le coût forfaitaire d'un repas pris au domicile, qui est évalué à 4,55 euros pour l'année 2013 ;
- et un plafond – fixé à 17.70 euros par repas pour l'année 2013 – au-delà duquel la dépense est censée présenter un caractère excessif.

En pratique : on pourra donc déduire, au titre des frais supplémentaires de repas, un montant maximal égal à 13.15 euros par repas pour l'année 2013, à la condition toutefois d'être en mesure de produire toutes les pièces justificatives attestant de la nature et du montant des dépenses.

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