Sociétés : un formalisme protecteur

CER FRANCE, Gérer pour Gagner

Sociétés : un formalisme protecteur

Le formalisme au sein des sociétés civiles est moins contraignant qu'au sein des sociétés commerciales. Il a essentiellement pour but de protéger les associés. Décryptage.

Le formalisme n'existe pas uniquement pour embêter les gens ! Il est essentiellement fait pour protéger les associés non gérants. C'est pourquoi le code civil impose au gérant de rendre compte de sa gestion au moins une fois par an. Le défaut de réunion annuelle peut traduire un dysfonctionnement de la société et peut aller jusqu'à remettre en cause l'agrément d'un groupement agricole d'exploitation en commun (Gaec). L'exploitation agricole à responsabilité limitée (EARL) entre époux, dont l'un est associé exploitant et l'autre non, n'échappe pas à la règle.

Convoquer une assemblée

Le gérant doit veiller, dès qu'il dispose des comptes annuels, à convoquer les associés à une assemblée générale durant laquelle les résultats de l'exercice sont expliqués et approuvés. En principe, les décisions collectives sont prises en assemblée.

Les lettres de convocation doivent être envoyées quinze jours au moins avant la date de la réunion. Sauf clause contraire mentionnée dans les statuts, ce délai est calculé sans tenir compte du jour de l'envoi de la convocation mais en tenant compte du jour de la tenue de l'assemblée. Peu importe la date de réception de la lettre de convocation par chaque associé. La convocation faite par exemple le 5 juin pour l'assemblée générale du 20 juin est valable. La réception de la convocation par un associé le 7 juin ne remet pas en cause la validité de la convocation. Le défaut de convocation d'un associé est une cause de nullité des délibérations adoptées. La nullité peut être invoquée par tout associé, même ceux qui ont été régulièrement convoqués.

La convocation doit mentionner la date, le lieu de réunion et l'ordre du jour. Sont joints à la convocation de l'assemblée générale annuelle, un rapport d'ensemble de l'activité et des résultats, le texte des résolutions proposées et les documents nécessaires à l'information des associés. Pour les assemblées autres qu'annuelles (AG ordinaire par exemple, pour décider d'acquérir un matériel dont la valeur est supérieure au pouvoir du gérant), le texte des résolutions proposées et tout document nécessaire à l'information des associés doivent être tenus au siège social de la société ; les associés peuvent en prendre connaissance ou copie.

Bien qu'aucun texte ne l'exige, mieux vaut faire signer une feuille de présence par tous les associés présents ou représentés. Cette précaution permet de justifier que la majorité requise est bien atteinte avec les associés présents.

Consultation par correspondance

Les associés peuvent fixer dans les statuts la possibilité de consultation écrite par correspondance. Ce procédé permet de consulter tous les associés, y compris ceux habitant très loin. Il est en pratique utilisé par les gérants de Groupements Fonciers Agricoles (GFA) dont les associés ne peuvent physiquement pas être présents ensemble à l'assemblée générale. Les résolutions proposées et les documents nécessaires à l'information sont envoyés par lettre recommandée et les associés disposent d'un délai de réponse qui ne peut être inférieur à quinze jours. Les statuts prévoient généralement un délai de réponse de vingt jours.

Procès-verbal

Les décisions collectives doivent faire l'objet d'un procès-verbal, sur lequel figurent l'identité des associés, le nombre de parts détenues par chacun, le texte des résolutions mises aux voix et le résultat du vote. Les procès-verbaux doivent être établis sur un registre spécial tenu au siège social de la société. Au moment de son ouverture, ce registre, en général un classeur avec feuilles mobiles, est coté et paraphé soit par un juge du tribunal de commerce ou du tribunal d'instance soit, cas le plus fréquent, par le maire ou son adjoint de la commune du siège social.

Le procès-verbal d'approbation des comptes n'est pas un acte anodin, car il va permettre éventuellement d'affecter une partie du résultat en réserve ou en report à nouveau avant sa répartition au débit ou crédit du compte-courant de chaque associé. Les textes donnent une grande souplesse d'affectation du résultat par les associés. La seule limite est qu'il est impossible de refuser d'attribuer une part des bénéfices ou des pertes à un associé. Toute autre mode d'attribution est autorisé, à condition de ne pas tomber dans l'abus de droit : agir dans le but unique de payer moins d'impôt par exemple.

Associés tous gérants : prudence

Il est fréquent dans les sociétés d'exploitation agricole que tous les associés soient exploitants et gérants. Les dispositions relatives à la forme et au délai de convocation ainsi qu'à l'ordre du jour ne sont dans ce cas pas applicables. En cas de pluralité de gérants, chaque gérant a les mêmes pouvoirs que s'il était gérant unique. Il peut agir sans en référer aux autres gérants dans la limite de l'objet de la société.

Il convient donc d'être prudent en limitant les pouvoirs du gérant afin de donner un droit de regard aux autres gérants. En fixant par exemple un montant d'investissement au-delà duquel chaque gérant devra obtenir l'accord de l'assemblée générale. Cette mention dans les statuts permettra aux autres associés d'engager la responsabilité du gérant qui aurait pris des engagements au-delà de ses pouvoirs. Cette précaution n'est toutefois par suffisante envers les tiers. Pour faire annuler une commande prise par un gérant envers un concessionnaire de matériels par exemple, le gérant devra prouver que le tiers était informé des limites des pouvoirs de chaque gérant signataire de l'engagement.

 

Source CER FRANCE, Gérer pour gagner

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