Organisation du travail : Comment tirer le meilleur de la sous-traitance

Thierry Lemaître, responsable conseil, Conseil National CER France

Surcroît de travail ? Technologies pointues ? Difficultés pour assumer les travaux à réaliser ? Vous envisagez de sous-traiter certaines activités. Voici ce qu'il faut savoir absolument pour éviter les mauvaises surprises.

L'exploitation agricole, comme toutes les entreprises aujourd'hui, se doit d'être flexible. C'est le contexte actuel, à la fois volatile, exigeant et de plus en plus réglementaire, qui l'exige ; il faut être capable de s'adapter rapidement aux marchés tout en minimisant les facteurs de production fixes.
L'externalisation, autrement dit la sous-traitance, prend tout son sens dans cette stratégie de flexibilité. Et particulièrement dans deux situations.
D'abord pour faire face à un surcroît d'activité. Les exploitants qui commercialisent directement à des entreprises de l'aval ou des particuliers savent qu'il est difficile d'accepter des marchés dont l'importance dépasse les capacités de l'entreprise. Il est alors possible d'en sous-traiter une partie. Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, ces pratiques sont courantes.
Ensuite, pour trouver des compétences ou un savoir-faire que l'entreprise ne possède pas.
Voici trois exemples très différents :
• Quand on se lance dans des activités nouvelles, il est parfois difficile de maîtriser tout le processus.
• La technologie de plus en plus sophistiquée des équipements et matériels agricoles nécessite souvent des compétences que l'exploitant ne possède pas, pour la maintenance ou la réparation.
• Dans un tout autre domaine, le formalisme réglementaire, en matière de conditionnalité des aides ou de droit du travail par exemple, conduit l'exploitant à faire appel à un prestataire pour se sécuriser, tout en consacrant plus de temps à son métier de producteur et de vendeur.

Une perte d'autonomie

Si l'externalisation présente beaucoup d'avantages, elle comporte également des risques. Vous les diminuerez d'autant plus que vous respectez les étapes indiquées ci-contre et que le recours à ces prestations est ponctuel. Le premier inconvénient est la dépendance envers le prestataire si celui-ci exerce des fonctions relativement stratégiques pour l'entreprise. Il appartient alors au chef d'entreprise d'envisager des solutions alternatives à la défection éventuelle du prestataire. Le deuxième inconvénient est une éventuelle perte de compétences ou de connaissances qui pourrait se révéler gênante si l'externalisation prend fin. L'entreprise doit alors acquérir de nouveau ce savoir-faire perdu. Le troisième inconvénient est incontestablement une perte d'autonomie dans l'organisation interne, mais celle-ci est bien souvent la contrepartie de la croissance.

Les étapes à suivre pour sous-traiter en toute tranquillité

• Bien définir les tâches à sous-traiter. Cette réflexion est essentielle afin de bien préciser les incidences sur le fonctionnement de l'entreprise ; de plus, elle permettra d'établir le cahier des charges comprenant notamment le descriptif, le délai d'exécution, les conditions…

• S'assurer du bon rapport coût de la prestation/bénéfice recueilli. Comparer le devis avec l'estimation des heures supplémentaires à consacrer à la tâche externalisée et des fournitures.

• Vérifier la qualité du prestataire. Compétences, sérieux, disponibilité, sont autant de références qui faciliteront la relation de confiance nécessaire dans la relation prestataire-client.

• Vérifier la légalité du prestataire. Est-il bien inscrit au registre de commerce et à jour de ses déclarations sociales ?

• Calculer l'impact sur la gestion financière de l'entreprise. Le recours à l'externalisation se traduit par une facturation à l'issue de la prestation, qui est passée en charge immédiate. Si l'externalisation se pratique à grande échelle, l'impact fiscal et social peut être important.

• Établir un contrat. Celui-ci présente l'avantage d'avoir un élément sur lequel s'appuyer en cas de litige avec le prestataire.

• Communiquer en interne sur l'intérêt de sous-traiter en présence de salariés : il peut être nécessaire de les préparer si ce n'est pas dans les habitudes.
À défaut, un employé susceptible pourrait se considérer dévalorisé ; on peut lui montrer qu'à l'inverse, l'externalisation lui permettra de mieux se consacrer à ses tâches habituelles.

• S'assurer du respect des normes de sécurité sur son entreprise. Les bâtiments, les installations, le matériel que pourrait utiliser le prestataire doivent évidemment être aux normes. Cela s'impose déjà en présence de salariés, mais il est évident que le prestataire n'a pas la même connaissance de l'entreprise que l'exploitant. Les sanctions, ou pire les accidents, peuvent coûter très cher.

• Enfin, vérifier la bonne exécution des tâches confiées au prestataire. Cette phase de contrôle est indispensable car le chef d'entreprise reste le pilote de l'ensemble du processus de production ; que les tâches soient réalisées en interne ou en externe, il en garde l'entière responsabilité.

Source Conseil National CER France

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