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Les questions à se poser pour optimiser son organisation au quotidien

Cogedis, l'expertise comptable

Les questions à se poser pour optimiser son organisation au quotidien

Julien Dupré est installé dans son exploitation depuis peu. Il aimerait arrêter de courir après le temps et se concentrer davantage sur des tâches à valeur ajoutée pour ses clients.

1er levier : se poser les bonnes questions

Les objectifs du jeune éleveur sont multiples. Il souhaite gagner du temps, être plus efficace, satisfaire ses clients, faciliter la collaboration avec ses fournisseurs et obtenir une meilleure efficience de la part de ses salariés. Guidé par les conseils de son gestionnaire, il analyse, point après point, l’organisation de son exploitation. 

Au préalable, Julien examine l’ensemble des actions qui sont réalisées au quotidien sur son exploitation. Parmi ces actions, il souhaite identifier les tâches à valeur ajoutée, c’est-à-dire celles qui seront directement bénéfiques pour le client ou l’exploitation. Deux questions guident Julien : “cette action est-elle utile pour le client ?” Si la réponse est positive, cela signifie qu’il doit optimiser cette tâche. En revanche, lorsque la réponse est négative, Julien se pose la question suivante : “cette action est-elle utile pour l’exploitation ?” S’il répond “oui”, il doit alors s’efforcer d’automatiser l’action, à l’inverse, lorsque la réponse est “non”, il faut tâcher de la supprimer.

Identifier les postes de gaspillage

Dans la perspective de se concentrer uniquement sur les tâches à valeur ajoutée, il convient d’éliminer tous les gaspillages tels que les déplacements ou mouvements inutiles, les outils inadaptés, les gestes inadéquats, les surstocks, les gaspillages d’énergies, la non qualité ou au contraire sur-qualité…

Par habitude, Julien a conservé le rangement qu’avaient établi ses parents. Cependant, pour éviter des pertes de temps, ce rangement a la possibilité d’être optimisé afin de répondre plus précisément aux besoins de l’exploitation. Pour cela, lorsqu’il trie son matériel de travail, Julien doit se poser les deux questions suivantes : “Est-ce utile?” Si la réponse est “non”, il faut sans doute jeter, si c’est “oui”, il faut se demander, “À quelle fréquence je l’utilise?” S’il s’agit d’une fréquence quotidienne, nul doute qu’il sera pertinent de conserver le matériel proche de l’espace de travail.

2ème levier : décrire les tâches et, peut-être, externaliser

Lors de cette étape, il convient de prendre du recul par rapport au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Dans cette optique, Julien devra s’employer à décrire l’ensemble des missions accomplies quotidiennement sur l’exploitation, afin de les prioriser pour favoriser l’entraide ou le recrutement. Par la suite, il pourra se demander si certaines tâches peuvent être externalisées. En sous-traitant des activités ciblées, telles que les Ressources Humaines, l’informatique, la gestion administrative voire la prospection commerciale à des entreprises spécialisées, Julien bénéficiera d’expertises actualisées, tout en gagnant du temps.

3ème levier : piloter son activité

Pour anticiper et faire face aux difficultés qui peuvent survenir, Julien devra définir au préalable ses indicateurs de qualité et productivité. Un suivi mensuel permet d’assurer la performance de manière durable et de réagir avant qu’une éventuelle situation problématique ne se dégrade. La démarche d’amélioration continue relève de la mission du dirigeant. Solliciter une personne extérieure permet d’avoir un regard neuf sur ses pratiques et de déterminer les axes de progrès.

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