Documents agricoles : quelles durées légales de conservation ?
Julien Dupré, jeune éleveur, a récemment démarré son activité agricole. Il s’interroge sur les documents administratifs qui concerne son élevage. Doit-il les conserver ? Et pendant combien de temps ?
Les exploitations agricoles n'échappent pas à la règle !
Comme toute entreprise, il est obligatoire de conserver l'ensemble des documents administratifs qui sont liés à l'activité. En cas de litige, ces derniers seront notamment utiles à présenter car ils vous mettent à l'abri des poursuites judiciaires. En conséquence, la durée de conservation des documents administratifs dépend bien souvent du délai de prescription qui s'applique pour agir en justice : 1 an, 5 ans, 10 ans, voire pendant toute la vie de votre exploitation.
Déclarations PAC, autorisations d'exploiter... : les conserver pour toujours !
La loi l'impose ! Certains documents ont une durée de conservation illimitée. Il s'agit notamment des déclarations PAC : les demandes d'aides, les notifications DPB, les registres parcellaires, les lettres de fin d'enregistrement ou les relevés de situation. Il s'agit aussi des documents qui sont liés à la protection de l'environnement : les autorisations d'exploiter liées aux installations classées, le plan d'épandage, les contrats de mise à disposition avec les tiers... À tout moment, l'administration peut demander à Julien de présenter ces documents. Vous devez donc toujours les avoir en votre possession, et ce, pendant toute la durée de votre activité professionnelle agricole.
Pour d'autres documents, la durée de conservation est longue également. Ainsi, Julien Dupré devra conserver pendant, au minimum, 10 années ses documents PCAE, PMBE, PPE et PVE (les contrats et les factures, les notifications et les accusés de réceptions, les permis de construire ou les attestations et certificats de conformité des travaux. Il faut également conserver pendant 10 ans les attestations de formation certiphyto. Quant à la durée de conservation des documents MAEC (les factures, les contrats, le calcul IFT ou le bilan azoté), elle est de 6 années. C'est également le cas pour les documents qui relèvent de la Directive nitrates. Les agriculteurs MAE sont concernés.
5 années minimum de conservation pour de nombreux documents
Les documents administratifs qui concernent le production animales doivent être conservés pendant, au minimum, 5 années. Ainsi, les éleveurs doivent avoir en leur possession pendant cette durée des documents tels que leur registre l'élevage (document du GDS), leur cahier sanitaire, leurs bons de livraison, leurs certificats d'équarrissage, leurs ordonnances vétérinaires, leur compte-rendu de la visite sanitaire (pour les éleveurs de bovins), leur document de recensement annuel, leur carnet d'agnelage, leur tableau de remoulage et document de circulation (pour les éleveurs d'ovins), leur document de circulation et le bon d'enlèvement cadavre (pour les éleveurs de porcs).
Etre serein en cas de contrôle
La conservation de ces documents professionnels a pour objectif de permettre de prouver l'existence d'un droit ou bien le respect d'une obligation. Comme le dit l'adage populaire : « mieux vaut être trop prudent que pas assez ». Pour être complètement serein et par mesure de sécurité, nous vous conseillons de conserver vos documents au-delà de ce que le législateur a prévu. Ainsi, vous aurez toujours de quoi fournir à l'administration ou à toute autre institution, la preuve que l'ensemble de vos activités professionnelles sont bien en conformité avec la loi.