Cas pratique : l'automatisation de la saisie des commandes. Voici un petit guide donnant des pistes pour réduire vos coûts de gestion, minimisez les erreurs et mieux satisfaire vos clients : une méthode simple et efficace pour boostez la compétitivité de votre exploitation. Transformez une tâche chronophage en un atout pour votre business avec des solutions innovantes comme Lisy.co.

Nouvelles techno : Automatiser la saisie des commandes avec l'IA

Vous souhaitez améliorer la gestion de vos commandes, que ce soit pour réduire le temps et les coûts de traitement, minimiser les erreurs, ou simplifier le processus pour vous et vos clients ? L'automatisation de la saisie des commandes, voici une méthode simple et efficace à dérouler pour y parvenir.

En amont : structurer sa commercialisation

1. Cartographier vos canaux de vente

Votre réseau de vente est-il structuré ? Pour automatiser la saisie des commandes, il est crucial de savoir d’où elles proviennent et comment elles arrivent :

1. Listez les interfaces de vente : Boutiques en ligne, marchés agricoles, réseaux sociaux, ventes directes...
2. Notez le format des commandes : Le format standard est souvent par mail, mais certaines interfaces offrent des intégrations informatiques directes.

Cela vous donnera une vue d’ensemble de votre réseau de vente et de la data qui en découle.

Remarque : Profitez-en pour évaluer la pertinence de ces interfaces. Quelles sont les plus rentables et méritent d'être développées ? Il peut être judicieux de fermer certains canaux pour se concentrer sur les plus prometteurs. De même, abandonnez les formats de commande trop laborieux à traiter (coucou les fax !).

2. Assurez l’accessibilité de votre offre

Votre offre est-elle facilement accessible ? Après avoir fait le tri dans vos canaux de vente, vous pouvez toujours en développer de nouveaux. Cependant, assurez-vous que vos canaux de vente directs soient simples à utiliser pour vos clients.

La règle d’or : Vos clients doivent pouvoir accéder très facilement à votre offre et passer commande sans difficulté. Pour cela :

• Accès facile à votre offre
• Passage de commande simple
• Suivi et historique des commandes disponible pour les clients professionnels

La vente directe est souvent le canal le plus avantageux, mais il doit être bien structuré et stable pour fidéliser vos clients.

3. Uniformiser vos offres

Vos catalogues sont-ils uniformes ? Si vos produits sont disponibles sur Ankorstore, Faire, La Ruche qui dit Oui, Cagette.net, Pour de Bon... assurez-vous que votre offre est cohérente sur tous vos canaux de vente. Utilisez des descriptions, des prix et surtout des codes produits identiques pour éviter toute confusion. La standardisation est la clé.

Standardiser et centraliser le traitement des commandes

Comment automatiser la saisie d’une commande ?

Il existe différents moyens :

1. EDI (Échange de Données Informatisé) : Système permettant l’envoi d’informations lisibles automatiquement par un autre système, souvent utilisé pour de gros volumes de commandes.
2. API (Interface de Programmation) : Connexion entre deux systèmes permettant une communication directe.
3. Intégrateur : Outil récupérant et transmettant les données entre des interfaces qui ne communiquent pas naturellement.

Vos commandes sont-elles centralisées ? Une commande manquée est un cauchemar pour tout agriculteur : manque à gagner, client mécontent, risque pour la réputation… Plusieurs solutions existent pour une gestion centralisée des commandes :

• Fichier Excel : Vous notez tout manuellement. Cela fournit un tableau des commandes en cours, un historique, un suivi possible des stocks, mais cela demande du temps.
• ERP (Système de Gestion Intégré) : Outil complet pour la gestion de la production, des stocks, des RH, des plannings, de la comptabilité… Coûteux et complexe à mettre en place, mais indispensable à un certain niveau. Des intégrations API sont possibles avec certaines interfaces.
• Boîte mail intelligente dédiée aux commandes : Par exemple, Lisy.co offre une boîte mail qui collecte automatiquement les commandes de toutes les interfaces, les convertissant en data via un module d’IA, et peut être reliée à un ERP pour un traitement automatisé.

Mettre en Place le Processus d'Automatisation avec Lisy.co

Lisy.co est une solution d’automatisation des commandes par l'IA conçue pour les PME, intégrant vos différents canaux de vente dans une seule interface.

Aussi simple qu'une boîte mail à mettre en place

L'équie de Lisy vous guide en 3 étapes :

1. Connectez les canaux de vente : Intégrez vos plateformes de vente (site web, marketplaces, etc.) à Lisy.co, et redirigez les mails de commande vers Lisy. Vous centralisez tout : les mails reçus sont automatiquement convertis en data par un module d’IA qui analyse le mail et sa pièce jointe.
2. Créez votre canal de vente direct : Lisy.co permet de générer des accès privés et sécurisés à votre catalogue, avec des tarifs et conditions personnalisés par client. Cette appli de passage de commande à été développée avec des producteurs en circuit court et est particulièrement adaptée à la vente directe.
3. Connectez votre outil de gestion : Vous utilisez Socleo, Isagri ou autre ? Via des imports/export ou directement en API, Lisy peut remonter les commandes dans votre ERP.

Avantages de l'Automatisation avec Lisy.co :

• Réduction des coûts de traitement : L’automatisation réduit le temps nécessaire pour traiter chaque commande, libérant du temps pour d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des erreurs : L'IA de Lisy.co élimine les erreurs de saisie et les commandes manquées.
• Efficacité accrue : Le temps gagné permet de se concentrer sur le suivi client et le développement commercial.

Un cas pratique : Claire, productrice de fruits et légumes.

Son ancien fonctionnement :

• Claire passait des heures à gérer manuellement les commandes de différentes interfaces : ses mails, ses textos, son facebook, Ankorstore, Cagette.net et Pour De Bon
• Tous les mois une commande passait à la trappe (perdue dans les mails…) = client pas content, demande de remboursement, avis négatifs… 
• Elle voulait tester de nouveaux débouchés mais impossible de trouver le temps de gérer plus de canaux vente
• Elle ressaisissait quand elle avait le temps les commandes dans son outil de facturation, avait entre 2 et 3 mois de retard à chaque fois...

Avec Lisy.co :

Toutes ses commandes sont centralisées sur 1 interface (dont elle partage l'accès avec son logisticien), elle n'a plus besoin de saisir ses commandes qui remontent automatiquement dans son outil de gestion (Socleo), et elle a développé ses ventes BtoB en facilitant le passage de commande à ses clients directs.

L'automatisation de la saisie des commandes est un levier très puissant pour permettre aux exploitations de gagner en compétitivité et développer leur business. La finalité : transformer une tâche chronophage et sans valeur ajoutée en un processus fluide et automatisé. Découvrez comment grâce à l'IA sur Lisy.co.