Vente directe et tenue de caisse

En amont du projet, Julien doit vérifier que les opportunités de la vente directe sont bien conformes à ses attentes. Il souhaite en effet écouler ses produits à des prix plus intéressants, notamment via une marge plus importante que celle qu'il perçoit lorsqu'il travaille avec la grande distribution. Julien souhaite aussi multiplier les contacts directs avec le consommateur.

Ainsi, il doit en premier lieu identifier les éléments qui permettront à ses produits de se distinguer de ceux vendus en grande surface. Au regard du bassin de consommateurs potentiels, Julien Dupré doit également interroger les opportunités géographiques de l'implantation de son exploitation.

Par la suite, Julien doit s'assurer qu'il dispose bien de la main d'oeuvre nécessaire pour mener à bien son projet. Il est en effet très important d'avoir conscience que la vente directe est consommatrice de temps. A titre d'exemple, sans compter le temps de préparation des produits, il faut environ 350 heures par an pour un exploitant présent un jour donné sur l'exploitation pour la vente ou bien pour une journée de marché par semaine. Ainsi, cette activité est en général plus développée chez des exploitants jeunes, qui s'installent.

Comment tenir sa caisse ?

Après échange avec son comptable, Julien Dupré a retenu qu'il avait des modalités de tenue de caisse à respecter. Le livre de caisse permet de recenser de façon détaillée, chronologiquement, les recettes et dépenses. Lorsque les mouvements journaliers sont simples et peu nombreux, le détail des recettes peut être directement inscrit sur l'agenda de caisse. Cependant, lorsque les mouvements s'avèrent être plus complexes, il est préférable d'utiliser un logiciel de caisse fournissant des bandes totalisées par journée indiquant le détail des articles vendus et les quantités. Pour simplifier et sécuriser les mouvements journaliers, Julien opte pour cette solution.

Ainsi, Julien devra obligatoirement disposer d'un certificat de conformité de cet outil. La loi le lui impose. En cas de contrôle fiscal, il faut être en mesure de présenter le détail des articles vendus. Tous les justificatifs de recettes et de dépenses doivent être conservés pendant 8 ans. Ainsi, pour la caisse enregistreuse, il est nécessaire de conserver les rouleaux de caisse et le support informatique. A la fin de la journée, le solde de la caisse doit être calculé et il doit correspondre aux espèces réellement en caisse. Notons par ailleurs que la caisse ne peut jamais être négative au risque que l'administration fiscale ne rejette l'ensemble de la comptabilité.

La caisse est-elle conforme ?

Le comptable de Julien l'a récemment alerté au sujet des contrôles de l'administration fiscale pour s'assurer de la conformité de leurs logiciels ou systèmes de caisse. Sur ce sujet, il faut savoir que les entreprises qui ne respecteraient pas cette obligation encourent une sanction s'élevant à 7 500 € par version de logiciel ou système de caisse utilisé et non conforme et qu'elles disposent d'un délai de 60 jours pour régulariser leur situation. En conséquence, Julien va donc s'assurer de pouvoir mettre à disposition de l'administration fiscale un certificat ou une attestation. Il va conserver et archiver les données de caisse en vue du contrôle de l'administration fiscale. Ces données doivent être concordantes avec les écritures enregistrant le Z de caisse quotidiennement ou mensuellement.

Pour être certain de répondre à toutes ses obligations légales, Julien Dupré s'est rapproché de son comptable. Cela lui permet de s'assurer que tous les éléments énoncés sont en règle. Par ailleurs, cela lui  d'obtenir rapidement un bilan et du conseil sur la rentabilité de sa nouvelle activité.